Saiba como ter uma folha de pagamento sem erros

Um processo tranquilo da folha de pagamento em sua organização é como o oxigênio – quando está lá, você quase nem percebe; quando está faltando, você não consegue pensar em mais nada. Isso torna a folha de pagamento uma das funções menos apreciadas e mais importantes dentro de uma empresa. Quando bem executada, pode manter os funcionários satisfeitos e ajudar sua organização a ficar protegida das consequências legais, por outro lado, quando surgem erros na folha de pagamento, seu impacto pode se espalhar por toda a empresa.

Felizmente, todos os erros mais comuns na folha de pagamento são facilmente evitáveis ​​com o planejamento adequado e as ferramentas certas. Para aprender sobre esses erros na folha de pagamento e como evitá-los ou corrigi-los, continue lendo.

Os 5 erros mais comuns na folha de pagamento

Com um processo tão complexo quanto a folha de pagamento, existem vários lugares onde as organizações podem cometer erros. Aqui estão alguns dos mais comuns a serem observados em sua empresa.

1. Classificação incorreta de funcionários

Algumas companhias oferecem benefícios e proteções, como pagamento de horas extras e salário mínimo para a maioria dos funcionários nos termos da lei. Empreiteiros independentes, no entanto, não recebem essas mesmas proteções. Da mesma forma, outros funcionários também têm direitos legais diferentes. Algumas organizações falham e classificam incorretamente seus funcionários.

Não só a classificação incorreta pode negar a um funcionário alguns benefícios e valor importante, como também pode significar que o governo perde valiosos reais em impostos. Se deixado desmarcado, o pagamento insuficiente ou excessivo resultante pode se transformar em um erro caro na folha de pagamento.

2. Erro de cálculo do pagamento

Com horas extras, comissões, deduções e muito mais, os administradores de folha de pagamento têm muito o que acompanhar quando se trata de calcular salários. Para remuneração de horas extras, a regra geral é 1,5 vezes o salário regular de um funcionário por qualquer tempo trabalhado além de 44 horas em uma semana de trabalho. No entanto, seu estado pode ter políticas diferentes em relação às horas extras e sua organização deve sempre cumprir a lei que é mais generosa para o funcionário.

Recursos de rastreamento de tempo insuficiente também podem contribuir para erros de cálculo do pagamento. Se a sua empresa não tem uma maneira confiável de rastrear as horas dos funcionários ou as folgas pagas, as chances de você fazer um pagamento em excesso ou um pagamento insuficiente da folha de pagamento disparam.

3. Prazos de folha de pagamento perdidos

O tempo é tudo na folha de pagamento, mas com tantas etapas no processo, perder um prazo importante é muito fácil. Seus funcionários contam com sua organização para entregar o pagamento de maneira consistente e pontual; deixar de seguir um cronograma confiável pode prejudicar a confiança e a opinião dos funcionários da empresa. 

Quando se trata de impostos sobre os salários, os prazos não são menos importantes. A falta de um prazo de imposto pode custar à sua empresa uma quantia considerável com multas ou até problemas legais. Conhecer sua linha do tempo – interna para dias de pagamento e externa para impostos – é vital para um processo fuente da folha de pagamento.

4. Negligenciar o envio de formulários de imposto

O final do ano (e o início do novo ano) é um momento agitado para profissionais de folha de pagamento. Após um ano processando pagamentos e impostos, as organizações devem enviar todos os formulários fiscais necessários para os funcionários. Não fornecer os formulários certos para as pessoas certas em tempo hábil não é apenas inconveniente para os funcionários – também pode significar problemas para sua empresa.

5. Falha em manter registros completos

Quando se trata de registros da folha de pagamento, você nunca é cuidadoso demais. Os registros salariais incluem horas trabalhadas, impostos, datas da folha de pagamento e muito mais. Embora isso possa parecer excesso de dados, a lei exige a manutenção desses registros e por isso precisam ser preservados.

Esses dados não apenas mantêm sua organização segura em caso de auditorias futuras, mas também ajudam a executar a folha de pagamento com mais facilidade, aqui e agora. Sem registros completos e atualizados, você corre o risco de calcular mal os salários, classificar incorretamente os funcionários e muito mais.

Como evitar erros na folha de pagamento 

Evitar ou impedir cada erro listado acima requer várias estratégias, mas incluímos nossas principais sugestões aqui. A incorporação desses elementos ao processo da folha de pagamento pode ajudar a detectar erros antes que eles aconteçam, tornando a folha de pagamento mais rápida, fácil e precisa.

A melhor maneira de impedir que erros na folha de pagamento atrapalhem sua organização pode ser investir em software de folha de pagamento, que gerenciará e atualizará informações importantes dos funcionários, como salários, horas, números de contas e retenções, e depois comunicará essas alterações ao sistema de folha de pagamento, eliminando a necessidade de entrada dupla. Ao mesmo tempo, o software correto da folha de pagamento deve sincronizar com o sistema de RH e automatizar as tarefas que consomem mais tempo. O software de folha de pagamento facilita a execução de relatórios, arquivamento de impostos, distribuição de recibos de pagamento, etc.

Além disso, importante observar que muitos erros na folha de pagamento são o resultado de administradores sem informações suficientes ou informações incorretas. As leis e políticas estão sempre mudando, portanto é crucial que sua equipe de folha de pagamento permaneça atualizada com as regulamentações atuais de onde sua organização está localizada (especialmente se você tiver uma presença nacional ou global). Fazer uma pesquisa básica e verificar suas posições de responsáveis pode ajudar bastante a evitar erros na folha de pagamento.

Mantenha também uma lista de verificação testada e comprovada. Os administradores de folha de pagamento têm muito o que acompanhar, mesmo que possuam software para dar suporte a seus processos e, com uma lista de verificação, eles podem passar por todas as etapas do processo todas as vezes, revisando cada peça e certificando-se de que tudo está correto. Você também pode manter listas de todas as novas contratações, alterações de pagamento, alterações de dedução e outras em um local central, organizado por período de pagamento. Então, quando você estiver trabalhando na folha de pagamento desse período, poderá revisar cada lista para garantir que todas as alterações sejam feitas no sistema com precisão.

Estar ciente dos erros mais comuns na folha de pagamento é um ótimo primeiro passo para evitá-los em seu negócio. E, embora administrar uma folha de pagamento sem costura às vezes pareça um trabalho ingrato, isso afeta muitos outros elementos maiores da organização, como a satisfação dos funcionários e até a cultura da empresa. Invista agora no aperfeiçoamento do processo da folha de pagamento para que sua empresa não pague mais tarde.